La numérisation au service d’un dossier HRM orienté client
À l’ère de la transformation numérique, les organisations qui souhaitent rester à la page doivent s’adapter en continu à l’évolution rapide du paysage technologique. En tant qu’organisation, nous nous efforçons dès lors d’innover et d’améliorer constamment nos processus. En 2023, nous avons réalisé des progrès considérables au sein de notre département HRM grâce à la numérisation des dossiers du personnel.
La numérisation des dossiers du personnel ne se limite pas à remplacer les documents papier par des fichiers électroniques. Cela implique également un changement dans notre façon de travailler et de soutenir nos agents. À chaque étape de ce processus, nous avons donc donné la priorité à un aspect : l’orientation client.
Pour nous, être orienté client, cela signifie offrir les meilleurs services à nos collègues. C’est donc en tenant compte de leurs besoins et de leurs attentes que nous avons augmenté l’efficacité du processus en accélérant l’accès aux dossiers du personnel et en facilitant la gestion des données contenues dans les documents. Nous avons amélioré non seulement l’accessibilité et la gestion des documents essentiels, mais aussi la façon dont nous communiquons et interagissons avec nos collaborateurs et collaboratrices. En outre, la numérisation a également favorisé la collaboration directe et à distance au sein de l’équipe HRM.
Une gestion efficace des données
Le département HRM a consacré beaucoup de temps à la numérisation des dossiers du personnel. Pour ce faire, les dossiers papier ont été examinés et triés par catégorie. Tous les documents essentiels ont été scannés, puis renommés sur la base d’une nomenclature et enregistrés dans le dossier du personnel.
Nos dossiers du personnel contiennent un large éventail de documents personnels allant des contrats de travail aux interruptions de carrière. Ces documents constituent une source d’information cruciale pour la gestion de nos agents et le traitement plus efficace des demandes. Les documents compris dans les dossiers sont constamment consultés et mis à jour. La numérisation des dossiers du personnel nous permet d’enregistrer et d’accéder facilement aux documents, même à distance.
En outre, nous avons conçu nos dossiers numériques en nous appuyant sur le RGPD comme principe de base. Le respect du RGPD permet de garantir la protection des données des collaborateurs et collaboratrices de la CAPAC. Seuls les collègues du département HRM et les agents concernés ont accès à leur dossier personnel. Désormais, toutes les personnes actives au sein de l’organisation peuvent immédiatement consulter leur dossier personnel et accéder à leurs informations personnelles et professionnelles dans Kiwi, l’application self-service des agents de la CAPAC. Les documents mentionnant des personnes tierces sont quant à eux cachés.
Elena Kolberger et Zaynab Lahrouchi – HRM
« Le projet de numérisation a eu un impact positif sur nos activités quotidiennes. Auparavant, les dossiers et documents du personnel étaient souvent dispersés et difficiles à retrouver, mais grâce à ce projet, nous accédons désormais directement aux documents dont nous avons besoin. Alors qu’avant, il fallait systématiquement aller fouiller dans les archives pour retrouver un document en particulier, maintenant, quelques clics suffisent. Cela facilite également le partage d’informations et encourage la collaboration entre les équipes. En bref, le projet de numérisation a contribué à instaurer une culture d’efficacité, d’engagement et de coopération au sein de notre organisation. »
Saskia Van Noyen et Anita Vandenhende – HRM
