L’accueil des nouveaux collègues : une action constructive
Chaque accueil est le début d’un beau parcours vers la réussite, qui marque une nouvelle étape dans le développement de nos collègues, de notre équipe et de notre organisation.
Un bon accueil pour une bonne intégration
Une bonne intégration permet aux nouveaux collègues de se familiariser rapidement avec les tâches, les responsabilités et les valeurs de l’organisation. En outre, elle est nécessaire pour créer une dynamique d’équipe positive, ce qui favorise la rétention des talents au sein de la CAPAC. Bref, il est essentiel de veiller à une bonne intégration des nouveaux collègues pour le bien-être de chacun(e) et de l’ensemble de l’équipe !
Depuis juin 2022, la CAPAC mise sur le lancement d’un nouveau parcours d’intégration. Grâce à ce projet dont nous avons d’ailleurs poursuivi le développement en 2023, la CAPAC veut renforcer la proximité avec les collègues et faire en sorte que chacun se sente bien au sein de l’organisation.
Déroulement
Journée d’accueil 1 – Entrée en service
- Rencontre avec les HR partners
- Découverte de l’organisation et des départements
- Distribution du matériel ICT
- Remise de documents importants (contrat, farde d’accueil…)
- Informations sur l’intranet et les outils liés aux dossiers du personnel
- Accords internes
- Avantages en tant qu’agent de la CAPAC
Journée d’accueil 2 – Stage d’observation
- Idéalement avant la fin du deuxième mois suivant l’entrée en service
- Journée de stage au Contact Center ou dans un bureau de paiement
- Possibilité d’organiser plus de journées de stage en concertation avec le dirigeant et Learning & Development (HRM)
- À ce stade, le nouvel agent s’est déjà familiarisé avec ses propres tâches et peut donc mieux les mettre en lien avec celles du Contact Center ou des bureaux de paiement.
- Les agents recrutés dans les bureaux de paiement sont invités à réaliser un stage d’observation d’une journée au sein du Contact Center.
- Les agents recrutés au Contact Center ou à l’Administration centrale sont invités à réaliser un stage d’observation dans un bureau de paiement.
Journée d’accueil 3 – Journée de retour
- Petit-déjeuner commun avec de délicieuses viennoiseries, du café et du jus de fruit
- Présentation plus détaillée des collaborateurs HRM aux nouveaux agents
- Partage d’expériences
- Sondage relatif au bien-être des agents
- Partage d’informations RH
- Lunch avec sandwichs garnis
- Discours des administrateurs généraux
- Découverte des différents départements de l’Administration centrale
Des entretiens d’intégration pour un meilleur suivi
Les HR partners sont chargés de réaliser les entretiens d’intégration. Ils planifient le premier environ un mois après l’entrée en service du nouvel agent.
Pendant l’entretien d’intégration, les agents sont interrogés sur plusieurs aspects : comment ils se sentent dans leur fonction, ce qu’ils ont pensé de l’accueil de HRM et du service, si la fonction correspond à leurs attentes et s’ils ont d’autres besoins spécifiques (formation, information…). Cet entretien permet de recueillir un feed-back intéressant qui est utilisé pour améliorer et encadrer l’entrée en service et l’intégration des nouveaux collaborateurs et collaboratrices.
Au cours des mois suivants, d’autres entretiens sont programmés pour nous aider à évaluer le bien-être des agents. L’analyse des données récoltées est effectuée en étroite collaboration avec les HR Business Partners. Ils prévoient ensuite des actions en fonction des besoins afin d’améliorer les futurs parcours d’intégration. Nous constatons que ces entretiens sont appréciés parce qu’ils permettent aux nouveaux agents de se sentir bienvenus et écoutés.
Vers un environnement de travail épanouissant
La CAPAC accorde la plus haute importance à la mise en place d’une culture inclusive et d’un environnement où chaque contribution individuelle est appréciée et respectée. Cela favorise non seulement la collaboration et la productivité, mais enrichit également l’organisation d’idées et de perspectives diverses. Efforçons-nous donc de créer un environnement de travail où chacun se sent le ou la bienvenu(e) et où nous pouvons évoluer et nous épanouir ensemble.
Nathalie Schockaert et Véronique Desmet – HRM
Qu’en pensent nos nouveaux collègues ?
« Le matin de mon premier jour de travail, j’ai été chaleureusement accueilli par HRM. On m’a donné toutes les informations dont j’avais besoin pour débuter ma carrière au sein de la CAPAC. Ensuite, l’après-midi, j’ai fait la connaissance de mes collègues du bureau. J’ai trouvé mon stage d’observation au Contact Center très utile aussi, tant pour connaître le fonctionnement de ce service que pour rencontrer d’autres collègues.
Lors de la journée de retour, nous nous sommes retrouvés entre nouveaux collègues et nous sommes partis à la découverte des différents départements grâce à un jeu interactif où nous devions répondre à des questions en parlant aux différents responsables de département. Nous avons été répartis en plusieurs groupes toutes langues confondues, ce qui nous a permis de faire connaissance avec nos nouveaux collègues wallons et bruxellois aussi. Bref, une expérience agréable et enrichissante ! »
Vik Wuyts – CAPAC Anvers
« Mes premières minutes à la CAPAC ont débuté par un Conseil de Direction. L’occasion de rencontrer pour la première fois les six responsables de département et d’en apprendre davantage sur leurs services. J’ai ensuite bénéficié de l’accueil efficace de collègues de HRM, de FIN et de CoSI qui m’ont renseigné sur les choses essentielles à savoir lorsqu’on débute à la CAPAC : règlement de travail, Kiwi, abonnement STIB, intranet, EPM… Grâce à la proactivité d’ICT, j’ai obtenu tout le matériel IT nécessaire avant même mon entrée en fonction, de manière à être directement opérationnel. Je n’oublie pas non plus les nombreux collègues qui sont venus frapper à ma porte afin de se présenter spontanément. C’est agréable de se sentir le bienvenu ! Et ça démontre qu’un accueil qualitatif des nouveaux entrants est l’affaire de tous les collaborateurs de la CAPAC. »
Quentin Labarre – Administrateur général adjoint
« Premier jour à la CAPAC… Je dois dire que j’étais un peu nerveuse au moment de me présenter à l’entrée. Puis, j’ai été gentiment reçue par Véronique, la HR Partner. J’ai eu beaucoup de nouvelles informations à assimiler, mais elles m’ont été communiquées avec le sourire. J’ai eu le temps de poser des questions, puis nous sommes allées ensemble chez ICT pour récupérer mon PC : l’heure était venue de se mettre au travail pour de bon !
Dans le cadre de mon intégration au sein du département FIN de l’Administration centrale à Bruxelles, plusieurs collègues du service m’ont renseignée au sujet de leurs différents domaines. J’en garde d’excellents souvenirs : ces mentors sont d’ailleurs toujours prêts à répondre à mes questions si besoin. J’ai également pu effectuer mon stage d’observation au sein du bureau de paiement de Gand. Personnellement, j’ai trouvé cela très chouette et instructif. Après tout, il s’agit du core business de la CAPAC : l’accueil des personnes aux guichets, le traitement de leurs demandes, les processus de vérification et de paiement… Autant d’aspects auxquels je suis moins (pour ne pas dire presque pas) confrontée à l’Administration centrale.
Enfin, il y a eu la troisième journée d’accueil qui a débuté de manière conviviale avec un petit-déjeuner commun. Par la suite, nous avons eu l’occasion de rencontrer les nouveaux administrateurs généraux, et les participants ont aussi pu faire connaissance entre eux et apprendre à mieux connaître les différents services grâce à des jeux et à une visite de chaque département. Le ressenti général du groupe était tout à fait positif. »
Wendy De Zwaef – FIN
« Lors de mon premier jour de travail à la CAPAC, j’ai été chaleureusement accueilli par Zaynab, directrice adjointe du département HRM, qui m’a délivré toutes les informations essentielles pour une entrée en fonction réussie. Une première journée bien chargée, d’autant plus que nous étions attendus dès l’après-midi pour la présentation des résultats de l’enquête de satisfaction dans les locaux de l’ONSS. Une belle entrée en la matière.
Grâce aux entretiens d’intégration initiés par mes collègues HR Partners, j’ai également eu l’opportunité d’exprimer mon ressenti sur mes premières semaines au sein de l’organisation. Il s’agit, selon moi, d’un moment d’échange ouvert, bienveillant et utile pour le suivi des nouveaux collaborateurs et collaboratrices.
La troisième journée d’accueil a quant à elle été un moment propice à la rencontre de nouveaux collègues de tous horizons et une source d’information sur le fonctionnement de l’organisation, les carrières et les possibilités de développement professionnel. Je peux donc l’affirmer : j’ai été bien accueilli et intégré au sein de l’organisation. »
Bruno Altide – HRM
