Développement de la HVW-CAPAC Academy
Au sein de la CAPAC, nous travaillons depuis deux ans à la mise en place d’une académie de formation qui met l’accent sur le développement durable de nos (futurs) collaborateurs et collaboratrices. En 2023, nous avons élaboré davantage et mis en pratique les volets « trajets d’apprentissage », « groupes de travail formation », « certification » et « mentorat ».
Un trajet bien établi
Le mentorat « admissibilité » constitue désormais un trajet standard pour tous les nouveaux agents des bureaux de paiement. Pour la première fois, il a également été organisé à plusieurs reprises au niveau régional afin de mieux répondre aux besoins des formateurs et des participants. La régionalisation du mentorat permet aux formateurs d’assurer la formation des nouveaux collègues à partir de leur propre bureau ou d’un autre bureau dans leur région. Elle favorise également le travail sans frontières entre les différents bureaux de paiement.
À l’automne 2023, les bases d’un mentorat « paiement » ont été posées. Le développement de ce projet de formation se poursuivra avec ORG en 2024. Ce mentorat sera axé sur le recyclage des agents du service admissibilité afin de les rendre plus polyvalents dans leur rôle ou d’assurer leur reconversion complète en agents du service paiement.
Plus de soutien
Un trajet pilote pour l’élaboration d’un guide de développement a été lancé en juin 2023 pour soutenir l’encadrement des nouveaux agents. Ce guide a pour objectif d’aider le mentor à accompagner les nouveaux collègues dans le développement des compétences techniques nécessaires à leur fonction. Les compétences y sont classées par type de chômage et en fonction des procédures. En outre, des moments de feed-back sont systématiquement prévus deux, quatre et six mois après l’entrée en service. Le guide de développement comporte également un planning standard dont le mentor peut se servir pour avancer au cours des premières semaines, dans l’attente d’un mentorat « admissibilité ». L’outil a été conçu de manière à pouvoir être utilisé avant, pendant et après le mentorat.
Le guide est accessible au mentor et à l’agent à tout moment et peut donc aussi servir d’outil dans le cadre du feed-back. Il permet en effet de donner un retour objectif et transparent sur le développement des compétences.
Pour l’instant, le guide n’est pas encore utilisé à grande échelle dans tous les bureaux. Une évaluation de l’outil est prévue au printemps 2024 afin d’en analyser l’usage et de mettre en œuvre des suggestions d’amélioration. L’objectif est que cet outil soit utilisé de manière structurelle par chaque mentor et agent dans tous les bureaux de paiement de sorte que nous puissions assurer le meilleur suivi possible et un feed-back transparent au cours des premiers mois d’occupation à la CAPAC.
En vue de soutenir encore mieux les mentors à l’avenir, Learning & Development a mis au point un e-learning expliquant la nature et l’importance du rôle des mentors. Il comprend également des exercices interactifs conçus pour apprendre à aborder correctement le développement d’un nouvel agent, tout en mettant l’accent sur le feed-back, l’encouragement à l’autonomie dans la fonction et la réflexion axée sur l’évolution.
L’e-learning sera mis à la disposition des mentors au printemps 2024. Des ateliers seront également organisés pour les formateurs et les mentors afin de renforcer leurs compétences didactiques et de coaching.
Miser sur les compétences
Par ailleurs, des groupes de travail formation ont été créés par rapport à deux thèmes, à savoir l’article 149 et le traitement des C2. Ces groupes se concentrent principalement sur la pratique, en donnant aux participants l’occasion de travailler sur des dossiers réels. Les retours que nous recevons sur les groupes de travail sont majoritairement positifs. Plusieurs personnes nous ont même demandé de prolonger certains trajets ou de les réorganiser chaque année afin d’élargir les compétences des agents et de renforcer leur polyvalence.
Bien qu’actuellement, la certification reste en grande partie reléguée au second plan, son processus et son utilisation ont été définis plus en détail l’année dernière. À l’avenir, les modules de formation seront pourvus d’une certification en fonction du degré d’acquisition des compétences techniques requises pour atteindre un certain niveau. Dans le cadre du trajet d’apprentissage du mentorat « admissibilité », une vérification certifiée des connaissances a d’ailleurs déjà été implémentée pour évaluer l’évolution des connaissances au cours du mentorat. Pour l’instant, cette question n’est toutefois encore développée que sur papier. En outre, Learning & Development a déjà pris des mesures préliminaires en vue de développer avec ICT un environnement d’apprentissage dans e-Future.
Pour Learning & Development, l’année 2024 restera consacrée à la poursuite de l’innovation. Quant à la HVW-CAPAC Academy, elle pose les bases de la CAPAC en tant qu’organisation apprenante.
Grace Gendera – HRM
